#174 – Hjemmekontorets (utviklings)Psykologi

Hjemmekontoret kan være en berikelse og en utfordring. De fleste hjemmekontor begynner som et vaklende prøveprosjekt, men kan ende opp som en effektiv og fleksibel løsning. Jeg ser på "hjemmekontorets (utviklings)psykologi".

Mange har fått en brå erfaring med hjemmekontor siden mars 2020. Det er et interessant fenomen med klare fordeler og ulemper. I dagens episode gjester jeg en podcast som heter «På jobben», og tema er hjemmekontor. Jeg leste meg opp på tematikken, og jeg har litt erfaring med hjemmekontor fra før. Jeg vil innlede dagens episode men noen korte refleksjoner rundt hjemmekontorets spissfindigheter.

Jeg synes selv det er spesielt inspirerende å høre Matt Mullenweg snakke om hjemmekontor. Han var blant grunnleggerne av WordPress – plattformen som drifter over 36% av alle hjemmesider du besøker på internett. WebPsykologen.no er også en WordPress side, og jeg er strålende fornøyd med denne fantastiske «open source» løsningen.

Matt Mullenweg har siden gått over i andre selskaper, men han har hele tiden jobbet med mange ansatte uten faste kontorlokaler. Langt de fleste ansatte er stasjonert i sitt eget hjem, på reise eller hvor de måtte befinne seg med tilgang til laptop og WIFI. Matt har altså lang erfaring med bedrifter som baserer seg på ansatte med hjemmekontor, og han snakker i denne forbindelse om fem faser i «hjemmekontorets utviklingspsykologi». Det vil si at man ser at en bedrift som etablerer en praksis med hjemmekontor, ofte går fra en litt prematur variant til en mer moden og effektiv form for arbeid hjemmefra. Disse stadiene er interessante, og gjennom denne artikkelen kan du få innblikk i de ulike nivåene.

Matt Mullenweg problematiserer den tradisjonelle stasjonære bedriften med kontorlokaler. Han sier at de fleste av oss er ganske nøye når vi velger hvem vi skal bo sammen med på hjemmebane. Hvem vi jobber sammen med, er ikke valgt på samme måte som vår partner, men likevel tilbringer vi nærmere 40 timer i uka sammen med disse menneskene under samme tak, og som regel har vi ikke bestemt hvem disse menneskene er. Matt mener at tradisjonelle arbeidsplasser tenderer til å tvinge mennesker inne i et bestemt miljø eller situasjon som ikke nødvendigvis er optimal for oss. Noen er heldige og har kontor med utsikt og god plass, mens andre må dele kontor eller befinner seg midt i et åpent kontorlandskap med tilfeldige kollegaer på alle kanter. Dersom vi overfører deler av arbeidsdagen til hjemmekontor, kan vi i mye større grad tilpasse kontoret våre egne preferanser. Kanskje jobber vi best med musikk, liker å ta noen pushups hver time, ha et stearinlys stående på bordet for å skape god stemning eller synge mellom telefonsamtaler for å komme i godt humør. Alle disse tingene er delvis uforenlige med det tradisjonelle kontorlandskapet. En del av disse tingen er sosialt uakseptable, og noe er direkte farlige i en større bedrift med mange ansatte. Hvis man har 200 arbeidstakere, sier det seg selv at ikke alle kan ha stearinlys på bordet, da det ville være brudd på brannvernsregler i offentlige bygg.

På hjemmekontor han man potensielt sett mer frihet til å etablere et arbeidsmiljø som stimulerer oss på best mulig måte. Det må man sette på listen over fordeler, mens på listen over ulemper står manglende sosialisering foran kaffemaskinen. Og det er nettopp i et slikt spor vi finner debatten om hjemmekontor. Fordelene og ulempene kniver seg imellom, og dermed er det kanskje naturlig at de fleste av oss bestemmer seg for en hybridmodell. Hjemme kan jeg tilrettelegge arbeidsdagen etter egne behov og rutiner. Samtidig er hjemme fullt av distraksjoner som forstyrrer meg dersom jeg sliter litt med selvdisiplin, eller befinner meg i en situasjon hvor rutiner for hjemmekontor ikke er solid nok forankret. På jobben har jeg kanskje bedre rutiner, men der er det mange folk som kan forstyrre arbeidsflyten, noe som igjen kan være både positivt og negativt. Møte med kollegaer er hyggelig og stimulerende, men noen ganger er det så hyggelig at jeg kaster bort tid jeg med fordel kunne brukt på en langt mer produktiv måte. Dette er på mange måter selvfølgelig for de fleste av oss, og det  representerer en balanse vi hele tiden på sørge for å manøvrere på best mulig måte.

Men la meg kort gå gjennom nivåene i hjemmekontorets utviklingspsykologi før jeg spiller av samtalen jeg hadde med Cato Lorentz i podcasten som heter «på Jobben». 

Nivå 1 – Det første nivået er der de fleste befinner seg som ikke egentlig var innstilt på hjemmekontor, men ble kastet ut i det på grunn av smittevern og Covid-19 problematikk. Her forsøker vi å gjøre det mest nødvendige. Vi tar noen telefoner og svarer på noen mail for å holde hjulene i gang, men vi etablerer ikke noen faste rutiner fordi vi venter på å komme tilbake til kontoret. 

Nivå-2: På det andre nivået er vi i ferd med å se en del fordeler med hjemmekontor: noe sparer tid på transport, kan være mer fleksible i forhold til barna, jobber uforstyrret, kan finne flyt med behagelig bakgrunnsmusikk og så videre. Derfor etablerer man tilganger på sin egen PC som tidligere bare bar tilgjengelig på jobb. Problemene på dette nivået er ofte forbundet med ledelsen i bedriften. Ledelse har plutselig mistet følelsen av kontroll på sin ansatte, ettersom de ikke befinner seg i kontorboksen, og dermed hender det at man etablerer en del overvåkningssystemer og agerer litt som «Big brother» for å sørge for at folk jobber i arbeidstiden. I følge Matt Mullenweg er dette blant hjemmekontorets barnesykdommer, og noe man bør unngå hvis det er mulig. For å trives i jobb må man føle mestring, mening og autonomi. Hvis man blir overstyrt og kontrollert, går det kraftig ut over følelsen av mening og ikke minst opplevelsen av selvstendighet og ansvar. Hvis det jeg gjør skal oppleves meningsfullt, bør det komme fra mitt eget initiativ. Hvis alle mine oppgaver er noe jeg slavisk utfører fordi de er pålagt, står følelsen av mening i fare. Hvis det hele tiden henger noen over meg og krever dokumentasjon og innsyn i min arbeidshverdag, opplever jeg først og fremst mistillit og et slags subtilt angrep på min selvstendighet, noe som avstedkommer en følelse av å være fanget, tvunget, overvåket og mistrodd. Det er ikke et veldig godt utgangspunkt for et god arbeidsmiljø, selv om jeg på hjemmekontor kan utligne den dårlige stemningen med et stearinlys på bordet. Dette har også vært et av mine viktigste ankepunkter i forhold til min egen arbeidsplass som i høy grad er influert av New Public Management og en type detaljstyring av høyt utdannende mennesker. 

Nivå-3: I den tredje fasen begynner man å investere i nytt utstyr som fasiliteter arbeid hjemmefra. Man kjøper en lisens hos Zoom istedenfor å bruke gratis-varianten. Kanskje investerer man i en ny lampe så man ikke ser ut som et hvitt laken under viedeokonferanser. Man oppdager at bakgrunnsstøy fra mikrofonen forstyrrer et møte, og dermed kjøper man en mikrofon med innebygd kunstig intelligens som kansellerer bakgrunnsstøy og gjør at man kan fortsette møte selv om barna har kommet hjem fra skolen og støyer på kjøkkenet.

Nivå-4: I fjerde fase begynner man å bli erfaren hjemmekontorist, og bedriften har gode rutiner for de ansatte som arbeider fra hver sine satellitter. Frem til nå har samarbeidet og møtevirksomheten foregått synkront, altså videomøte på bestemte tidspunkter hvor alle deltar, men på nivå fire begynner man å etablere samarbeidsrutiner som fungerer asynkront. Det vil si at man har etablert et slags virtuelt felles arbeidsrom hvor man kan spille inn og bidra når man er aktiv og nye ideer fødes. I et møte må man ta stilling til det som dukker opp der og da, mens i en asynkron variant, kan man tenke seg litt om før man spiller inn et svar eller et nytt forslag. Man begynner å bruke google-dokument, som et felles arbeidsdokument for hele bedriften, og kanskje setter man opp en P2 Weblog som bedriftens virtuelle arbeidsstue.

Matt Mullenweg trekker frem en rekke fordeler med en slik praksis. Blant annet sier han at fysiske møter ofte varer alt for lenge. Et annet poeng er at fysiske møter ofte domineres av ekstroverte personer. I tillegg er det slik at menn ofte sier mer enn kvinner i slike møter. En annen faktor ved fysiske møter er at informasjonen som utveksles lett forvrenges av en rekke faktorer vi ikke er klar over. Hvis en person er pent kledd, rett i ryggen og høy, har vi en tendens til å tillegg det han sier mer verdi enn hvis han har mindre attraktive attributter. Det vil si at i fysiske møter er vi fanget av en rekke tankefeller og fordommer som ikke alltid gir oss de beste forslagene og de beste løsningene. Selv om en møtedeltaker er pent kledd, kan det hende at han er bakfull og ukonsentrert, og at forslaget han kommer ikke er så suverent likevel. Ekstroverte mennesker kan dominere møtene og de tenker ofte mens de snakker, mens de introverte trenger tid til å prosessere informasjon før de uttaler seg. Dermed kan det hende de kommer for sent eller ikke kommer til orde i et fysisk møte, og bedriften kan gå glipp av gode innspill. Introverte personer bruker altså litt lengre tid på å tenke og prosessere en sak, men denne prosessen kan føre til langt bedre løsninger enn de impulsive og uferdige forslagene som kommer raskt på bordet. I et fysisk møte kan det hende at dårlige forslag fra brautende folk overdøver kloke innspill fra introvert personer. I et mer asynkron miljø online, kan den introverte få litt mer tid, og spille inn sine forslag etterhvert. På denne måten kan vi få bedre løsninger som ikke er forkludret av alle de psykologiske faktorene som gjør seg gjeldene i et fysisk møte. Dette gjør at man bruker litt lengre tid på å fatte beslutninger, men beslutningen som fattes har med seg innspillene til de som bruker litt tid på å tenke seg om før de uttrykker seg. 

Nivå-5: Det femte nivået kaller Matt Mullenweg for hjemmekontorets Nirvana. Du har gode rutiner, integrerer arbeidshverdagen i resten av livet ditt på en tilpasset måte. Kanskje jobber du best etter en løpetur, og derfor starter du hver dag med 20 min i skogen. Bedriftsledelsen legger seg ikke opp i når du jobber, men vurderer deg på resultatene. Leverer du opp til forventningene, kan du oppholde deg på en strand i Spania uten dårlig samvittighet. Når bedriften også opererer med «virtuelle arbeidsstuer», hvor man bidrar når man er på sitt beste, kan det tenkes at produksjonen er i gang hele døgnet, istedenfor at man er begrenset til en arbeidsdag på 8 timer. Kanskje har bedriften ansatte over hele verden, noe som gjør at det alltid er folk på abriedsstua 24/7.

Når man jobber på denne måten, spiller inn på en tråd med sine forslag når de er velfundert og gjennomtenkt, og ikke når de tvinges frem i løpet av et fysisk personalmøte på 2 timer, er den interne kommunikasjonen gjennomsiktig og åpen på en helt annen måte enn det man får til når folk sitter på hvert sitt kontor uten den virtuelle plattformen. Det betyr at antall mail man er nødt til å sende kan gå drastisk ned. Matt Mullenweg hevder at han får mindre enn fem mail i måneden, og det er flere tusen ansatte i hans bedrift. Kommunikasjonen forgår i en slags oversiktlig og gjennomsiktig virtuell storgruppe, og dermed er behovet for mail mye mindre. Dette er også tidsbesparende, noe de fleste som bruker mye tid på mail kan forstå.    

Matt advarer om et par fallgruver i skriftlig, åpen og gjennomsiktig kommunikasjon, og faren er kommunikasjonssvikt. Noen vil påstå at opp mot 80-90 % av all kommunikasjon er nonverbal, og når alle de nonverbale signalene er skåret vekk, risikerer man misforståelser som fører til misstemning. Matt sitt tips er at man man alltid tilskriver avsenderen de best tenkelige hensikter. I 99% av tilfellene så vil en kollega forsøke å være til hjelp, snarere enn å egge til konflikt. Hvis man likevel ser at kommunikasjonen blir mer og mer preget av antagonisme, bør man umiddelbart skifte medium, og da gjerne til telefon. Det er lettere for folk på hjemmekontor å snakke i telefon, enn det er å rigge seg opp til en videokonferanse. Ved å ringe til vedkommende, kan man raskt avklare eventuelle misforståelser å få relasjonen og prosessen tilbake på rett kurs.

Det er mye mer å si om hjemmekontorets psykologi, og i samtale med Cato Lorentzen fikk vi belyst noen flere aspekter. Du kan høre mer om hjemmekontor i avspilleren øverst i artikkelen.

For den psykologisk interesserte

Er du mer interessert i mennesket indre liv og selvutvikling, håper jeg du klikker deg inn på WebPsykologens bokhandel og sørger for at du får boken i posten i løpet av få dager. Eventuelt kan du klikke deg inn på min Patreon konto og bli supporter av SinnSyn. På den måten støtter du dette prosjektet, og som takk for støtten får du en del ekstramateriale. Du får flere eksklusive episoder av SinnSyn, videomateraiell som ikke publiseres andre steder, og du kan høre meg lese og gjennomgå min første bok, Selvfølelsens Psykologi – Bedre selvfølelse ved å bruke hodet litt annerledes. Ved hjelp av en rekke psykologiske teorier forsøker jeg å lage et slags treningsprogram hvor man gjør øvelser som styrker selvbilde, selvfølelsen og mentale muskler. Er du blant de som finner verdi her på SinnSyn, og litt over middels interessert i psykologi og filosofi, så er medlemskap i SinnSynes mentale helsestudio kanskje noe for deg. Håper å se deg som Patreon-supporter. Du finner medlemskapet på www.patreon.com/sinnsyn. 

En annen måte å støtte podcasten på, er å kjøpe merchandise fra SinnSyn. Er du en person som liker å tenke litt dypere, og ser på denne typen refleksjon og ettertanke som mental trening, mener jeg at man bør ha treningstøyet i orden. På et nettsted som heter Teespring har jeg min egen butikk hvor du kan få kjøpt SinnSyns kolleksjon av «mentalt treningstøy». Kolleksjonen heter «Alt du tenker og føler er feil», og hvis du skjønner hva det slagordet forsøker å formidle, må du nesten ha en skjorte som reflekterer denne innsikten. Sjekk ut mine T-skjorter og hoodies på Tespring. Linken finner du i showrotes eller på webpsykologen.no. Takk for følge og tak for støtten!

Sondre Risholm Liverød er psykolog og spesialist i klinisk voksenpsykologi. Han jobber som terapeut og teamleder ved en poliklinikk for gruppepsykoterapi ved Sørlandet sykehus i Kristiansand. Han driver nettmagasinene WebPsykologen.no og Psykolog.com, som sikter på å formidle psykologi på en anvendelig måte gjennom artikler og videoforedrag. Han underviser i utviklingspsykologi ved Universitetet i Agder. I 2016 ga han ut boken «Selvfølelsens psykologi», og i 2017 kom boken «Jeg, meg selv og selvbildet». I 2018 ble «Psykologens journal» publisert på Cappelen Damm. Denne boken beskriver psykologens møte med livets store spørsmål. I regi av WebPsykologen.no har Sondre også en podcast som heter SinnSyn. Her publiserer han ukentlige foredrag og samtaler om psykologi, filosofi og livssyn. I forbindelse med «Psykologens journal» har Sondre hatt mange samtaler med Pastor Rune Tobiassen. En del av disse samtalene er spilt inn på en podcast som heter «Pastoren & Psykologen». Alle podcastene er tilgjengelige på WebPsykologen.no, iTunes og en del andre plattformer. På YouTube har WebPsykologen en egen kanal hvor Sondre har publisert over 100 videoer. Ønsker du å følge aktiviteten, er det fortrinnsvis WebPsykologens Facebook-side som holder deg oppdatert.